Kostenbesparing door inzet van ervaring
Het huidige economische klimaat dwingt de gemeenten de zaken anders, beter en goedkoper te doen. Het inzetten van de PMO Nieuwbouw Stadhuis levert kostenbesparing op omdat een groot deel van de operationele werkzaamheden tegen een lager uurtarief uitgevoerd kan worden. Bovendien werkt de PMO Nieuwbouw Stadhuis sneller en efficienter doordat ervaringen uit vorige nieuwbouw projecten gebruikt worden.
Project Management Office Nieuwbouw Stadhuis is speciaal ontwikkeld voor gemeenten die een nieuw stadhuis gaan bouwen. De PMO Nieuwbouw Stadhuis helpt de ambtelijke organisatie door haar expertise op gebied van gunningsprocedures, planning & control, risk- en kwaliteitsmanagement en leveranciersmanagment in te zetten.
De PMO Nieuwbouw Stadhuis heeft een netwerk van specialisten voor:
- het opstellen van het complete Programma van Eisen voor de Europese aanbesteding Losse inrichting,
- de coördinatie interieur architectuur
- de begeleiding van de aanbestedingsstrategie.
Specialistische kennis
De nieuwbouw van een stadhuis is voor iedere gemeente eenmalig en een complexe aangelegenheid vol risico. Hoewel veel kennis aanwezig is bij de medewerkers vraagt de oplevering (incl. inhuizing en nazorg) van een op maat ingerichte werk-, publieks- en bestuursomgeving om een Project Management Office met specialistische kennis van de ambtelijke organisatie en het besturingsproces.
Planning, Controle & Risicomanagement
De bouw van het stadhuis is gebaat bij snelle besluitvorming; er zijn veel momenten waarin ad hoc een besluit genomen moet worden om de bouw niet te vertragen. De PMO Nieuwbouw Stadhuis is de snelle schakel tussen ambtelijke organisatie en uitvoerder vanwege de kennis van het interne besluitvormingsproces en de goede communicatieve interacties met alle afdelingen.
Zoals bijvoorbeeld snelle implementatie van overlegstructuren maar ook bij het maken van keuzes m.b.t. de totale inrichting (werkplekken, restaurant, raadzaal, bestuursvleugel, KKC, publiekshal, vergadercentrum), inzet en aanschaf van AV-middelen en ICT/telefonie-zaken helpt PMO Nieuwbouw Stadhuis snel zaken op een rij te zetten volgens het speciaal draaiboek Nieuwbouw Stadhuis. Dit werkt tijd- en kostenbesparend.
Leveranciersmanagement
Bij nieuwbouw van een stadhuis komt het steeds vaker voor dat, naast de bouw, ook andere delen van projecten worden uitgevoerd of in beheer worden genomen door leveranciers. Het aansturen van leveranciers die aan gemeenten leveren is een aparte tak van sport die aanvullende eisen stelt aan de vaardigheden en vakkennis van de projectmanager. De PMO Nieuwbouw stadhuis heeft alle ervaring en kennis gebundeld en hanteert een strakke toezicht op afspraken die met leveranciers gemaakt zijn.
Gebruik van formats
Daarnaast worden reeds bestaande managementformats/kaders gebruikt voor verslaglegging van projectbesluiten, voortgangs- en financiele rapportages en risico- en issuelogs zodat deze niet opnieuw door de projectmanager bedacht of aangepast hoeven te worden.
Kennisbank
Door gebruik van deze standaards worden nieuwbouw stadhuis projecten van andere gemeenten meer vergelijkbaar, dit biedt voordelen voor opleiding en instructie maar ook voor het benutten van leerervaringen. Het is belangrijk om deze expertise goed te organiseren en te onderhouden. Hier valt veel tijd en geld mee te besparen omdat niet iedere keer opnieuw het wiel uitgevonden hoeft te worden.
